Wie Digitalisierung in deutschen Verwaltungen gelingen kann

Die Unternehmensberatung McKinsey und der Branchenverband Bitkom haben in einer gemeinsamen Studie analysiert, wie Bürger und Behörden durch Smart Government den Aufwand für Verwaltungsdienstleistungen mehr als halbieren könnten.

Während die Privatwirtschaft die intelligente Nutzung von Daten zur Steigerung ihrer Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit bereits erkannt hat, tun sich deutsche Behörden beim Thema Smart Government immer noch schwer. Darunter versteht man die Nutzung digitaler Technologien, um Dienstleistungen, Prozesse und Entscheidungen in der öffentlichen Verwaltung zu verbessern und neue Anwendungen zu ermöglichen.

Das Potenzial ist riesig: Bürger und Behörden könnten den Zeitaufwand für einzelne Verwaltungsdienstleistungen um bis zu 60 Prozent mehr als halbieren, Unternehmen jährlich bis zu 1 Milliarde Euro einsparen. Wie es gelingen kann, dieses Potential zu heben, zeigt eine gemeinsame Analyse des Branchenverbandes Bitkom und der Unternehmensberatung McKinsey & Company mit dem Titel „Smart Government – Wie die öffentliche Verwaltung Daten intelligent nutzen kann„.  Darin werden zehn internationale Fallbeispiele für erfolgreiche Smart-Government-Initiativen untersucht.

Geringer Aufwand, beeindruckende Resultate

„Durch den Einsatz digitaler Technologien wird die Arbeit von öffentlichen Verwaltungen schneller, effizienter, kostengünstiger und transparenter. Nur ein leistungsfähiger Staat garantiert ein großes Vertrauen in seine Institutionen und ist die Grundlage für eine starke Wirtschaft, um langfristig Wachstum und Wohlstand zu sichern. Die Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen bietet die große Chance, verloren gegangenes Vertrauen bei den Bürgern zurückzugewinnen, und bringt Staat und Verwaltung wieder näher an Bürger und Unternehmen. Zudem erschließt er den Unternehmen einen Multi-Milliarden-Markt mit zahlreichen neuen Anwendungen. Dafür gibt die Studie viele spannende Anschauungsbeispiele.“

Achim Berg, Bitkom

Das große Potenzial für Deutschlands Verwaltungen erklärt sich der Analyse zufolge aus drei Trends:

1. Immer mehr und immer vielfältigere Daten können gesammelt werden.
2. Gleichzeitig sinken die Kosten für das Speichern und Auswerten der erhobenen Daten.
3. Und schließlich bieten Fortschritte im Bereich der Statistik und künstlichen Intelligenz (KI) immer bessere Möglichkeiten zur Datenanalyse.

Smart Government: Zehn Erfolgsbeispiele aus zehn Ländern

„Wenn die Verwaltung koordiniert, nutzerorientiert und agil vorgeht, kann sie mit oft erstaunlich geringem Aufwand beeindruckende Verbesserungen erzielen“

Matthias Daub, McKinsey

Wichtig sei es aber auch, offen für innovative Technologien und Partnerschaften zu sein sowie rechtliche und politische Hürden aktiv anzugehen.

Die zehn Fallbeispiele, die analysiert wurden, nutzen diese Trends:

• In Dänemark können Bürger vorausgefüllte Formulare auf einem zentralen Online-Portal für Verwaltungsdienstleistungen nutzen.
• Die Stadt Los Angeles hat die Verkehrssicherheit von Schülern durch die gezielte Auswertung von Verkehrsdaten verbessert.
• Und in Frankreich nutzen Arbeitsbehörden erfolgreich KI-gestützte Datenanalysen, um Arbeitssuchende bei der Jobvermittlung besser zu unterstützen.
• Aber auch in Deutschland finden sich bereits erste erfolgreiche Anwendungen, etwa die datengestützte Fangquotenüberwachung in deutschen Gewässern.

Aus den Erfolgsbeispielen leiten klare Handlungsempfehlungen ab. Dazu zählt unter anderem die Weiterentwicklung des regulatorischen Rahmens beispielsweise durch die gesetzliche Verankerung des „Once Only“-Prinzips. Dieses regelt, dass Bürger und Unternehmen bestimmte Standardinformationen den Behörden nur noch einmal mitteilen müssen. Diese Wiedernutzung von Daten bringe eine „Datensparsamkeit“ mit sich, die dem Datenschutz diene, statt ihn zu schwächen.

Darüber hinaus seien Smart-Government-Anwendungen oft auf den Austausch oder die Zusammenführung von Daten über Behördengrenzen hinweg angewiesen. Deshalb müsste von der Politik der Aufbau einer entsprechenden Infrastruktur gezielt gefördert werden. Wichtig auch: die Etablierung einer Mentalität „Learning by doing“ in Behörden.

Die Autoren empfehlen, verschiedenste Anwendungen einfach mal auszuprobieren und gegebenenfalls auch wieder zu verwerfen. Wichtig sei hier vor allem, sich immer an den Nutzerbedürfnissen zu orientieren. Auch externe Kooperationen spielen eine zentrale Rolle. Behörden sollten über Partnerschaften mit Start-ups oder Forschungseinrichtungen nachdenken und sich mit anderen Behörden aktiv austauschen. Kaum eine Behörde verfüge intern über alle erforderlichen Kompetenzen oder Ressourcen, um Smart Government direkt in die Praxis zu übertragen.