Schlüsseltechnologie der Digitalisierung: Robotic Process Automation

Durch die Automatisierung von Prozessen können Mitarbeiter von lästigen Routineaufgaben befreit und die gewonnene Zeit für höherwertige und kreative Aufgaben genutzt werden. Gleichzeitig ist es möglich Kundenanforderungen und neue Services schneller umzusetzten.

Die Welt wird in der „Post-Corona-Phase“ eine andere sein. Der Aufschwung wird wieder kommen, doch keiner weiß wann und in welcher Intensität und in welchen Branchen. Eines ist jedoch bereits heute branchenübergreifend sicher vorhersehbar. Der Trend zur Umsetzung der Digitalisierung wird sich beschleunigen: Routineaufgaben werden – auch aus Kostengründen – zunehmend von Robotern übernommen werden.

Robotic Process Automation als digitale Schlüsseltechnologie

Eine wichtige Technologie stellt in diesem Zusammenhang Robotic Process Automation (RPA) dar, die vielen Mitarbeitern ihren Arbeitsalltag enorm erleichtert. Denn wer ärgert sich nicht über lästige Routineaufgaben, die wenig Freude bereiten, aber trotzdem erledigt werden müssen? Trotz der zunehmenden Digitalisierung am Arbeitsplatz erfordern viele Arbeitsabläufe weiterhin manuelle Tätigkeiten wie z.B. das Ausfüllen von Formularen, die Erstellung von Tabellen und die Eingabe/Bedienung von Software. Diese Aufgaben gehören für die Vielzahl der Büroangestellten zum Arbeitsalltag und erfordern oftmals wenig Kopf-, dafür aber viel Fleißarbeit und nehmen kostbare Zeit in Anspruch. Diese Aufgaben können mithilfe von RPA nun von virtuellen Kollegen übernommen werden.

Hand in Hand mit Softwarerobotern

Bei RPA handelt es sich um eine intelligente Softwarelösung, die die Arbeitsschritte eines Nutzers 1:1 automatisiert, um etwa Daten zu erfassen oder Mitarbeitern andere repititive Tätigkeiten abzunehmen. Hier wird zwischen einem „attended“ und „unattendted“ Bot unterschieden. Entweder wird also eine Nutzeraktion benötigt (attended) oder es findet eine vollständige Automatisierung im Hintergrund statt, ohne dass ein Eingriff durch den Nutzer notwendig ist (unattended). Im letzteren Fall kommen vermehrt auch Algorithmen und künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz.

Hoher Return on Investment (ROI)

In RPA-Projekten können schnell sichtbare und messbare Erfolge erzielt werden. Diese zeichnen sich auch durch einen hohen Return on Invest (ROI) aus. Der unmittelbare Fortschritt sollte aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass automatisierte Prozesse über ihren gesamten Lebenszyklus betreut werden müssen. Mit der richtigen Strategie lassen sich Roboter-Farmen aufbauen, die langfristig die Prozesslandschaft durch Automatisierung anreichern ohne in bestehende Systeme einzugreifen.

Professionelle Betreuung

Der Einsatz von RPA kann eine zeitlich limitiert „Übergangslösung“ darstellen, solange benötigte Schnittstellen nicht vorhanden oder die Erstellung bzw. die Lizenzen dafür nicht im zeitlichen oder finanzielen Rahmen liegen.

Aber Achtung! – sobald sich Softwarefunktionen ändern, müssen in vielen Fällen auch die Softwareroboter angepasst werden. Je nachdem wie „smart“ ein Roboter ist, kann er mit Änderungen der Nutzeroberfläche bei einem neuen Softwarerelease durchaus klarkommen. Ein reibungsloser Betrieb der Robots ist insofern relevant, da Prozesse – auch wenn sie einfache Aufgaben erfüllen – sehr schnell geschäftskritisch sein können.

Das nicht gehaltene Versprechen

Viele Softwareanbieter von RPA versprechen eine einfache Bedienung und wecken die Hoffnung, dass Fachabteilungen ohne weitere Unterstützung Ihre Prozesse selber automatisieren können. Das ist aus unserer Erfahrung leider nur in den wenigsten Fällen zutreffend. Faktoren sind hier insbesondere die Komplexität der zu automatisierenden Prozesse und die Affinität der Mitarbeiter. Geschäftskritische Prozesse müssen aber in jedem Fall entsprechend professionell gemonitort und gewartet werden. Dies ist aus den Fachabteilungen heraus oft nicht zu leisten.

Potential von RPA im Banking

Insbesondere im Banking-Umfeld hat RPA großes Potenzial in zahlreichen Prozessen zur Produktivitätssteigerung und Entlastung von Mitarbeitern eingesetzt zu werden.

Hierzu zählen die Erstellung von automatisierten Reports und Berichten, die Ablösung analoger Prozesse durch Digitalisierung wie eine automatisierte Zuordnung von Dokumenten und Dateien (auch mit OCR), die automatisierte Erstellung von Rechnungen und Schriftverkehr und vieles mehr.

Mit RPA kann schnell und flexibel auf die Änderung von gesetztlichen Anforderungen reagiert werden. Die Umsetzung von neuen Geschäftsmodellen massiv unterstützt und beschleunigt werden.

Der entscheidene Vorteil ist, dass nicht auf Schnittstellen und Funktionalitäten von Software zurückgegriffen werden muss. Dies ist oft ein teures und langwiriges Unterfangen. RPA ist oftmals die schnellere und umsetzbare Alternativ-Lösung. Das zaht sich für Bank und die Zufriedenheit der Kunden aus.

Bei der Optimierung von Prozessen mittels Robotic Process Automation hat sich eine dreistufige Vorgehensweise bewährt.

Vorgehensweise ganz konkret

Die T-Systems Multimedia Solutions GmbH unterstützt die Prozessautomatisierung von der Beratung sowie Auswahl der richtigen Prozesse über die Planung und Durchführung der Implementierung bis hin zum Roll-out und Betrieb. Des weiteren führen wir Mitarbeiterschulungen durch und begleiten Change Prozesse. Mit einem ganzheitlichen Blick und der richtigen Umsetzung steht der Zusammenarbeit zwischen Mensch und (Software)Roboter nichts mehr im Wege und wird so zum Alltag.

Als T-Systems MMS nutzen wir selber mit stetig wachsendem Erfolg das Potential von RPA z.B. im Controlling und Berichtswesen. Der Konzern Deutsche Telekom gehört darüberhinaus zu einem der größten Anwender in diesem Umfeld. Wir freuen uns – auf Basis unserer Erfahrungen – auch Ihre Prozesse zu automatisieren.

Die T-Systems Multimedia Solutions GmbH (MMS) richtet sich mit dem interaktiven “werk.Bank“ Veranstaltungen gezielt an Banken. Der nächste Termin mit Schwerpunkt New Work und RPA findet am 18. September 2020 bei T-Systems MMS in Dresden statt. Weitere Informationen und Anmeldungen hier.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme.