Effizient virtuell arbeiten – gewonnen wird im Kopf

Digitale Technologien verhelfen zu mehr als zur bloßen Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter. Sie haben sich zu einem Hilfsmittel entwickelt, dass eine umfassende Arbeitsproduktivität gewährleistet – unabhängig und flexibel von Arbeitsplatz und Arbeitszeit!

Der digitale Wandel ist in vielen Unternehmen in vollem Gange und beeinflusst dabei strukturelle, prozessuale und kommunikative Aspekte der Zusammenarbeit. Insbesondere die Kollaboration und Kommunikation kommt in Zeiten standortübergreifender und interkulturell zusammengestellter Teams eine erhöhte Bedeutung zu. Diverse Studien haben gezeigt, dass der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien die Arbeitsproduktivität pro Erwerbstätigen und pro Arbeitsstunde weiter steigern kann.

Digitale Technologien werden in diesem Zusammenhang aber schon längst nicht mehr nur dafür eingesetzt, um die reine Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter sicherzustellen. Sie haben sich vielmehr zu einem Hilfsmittel entwickelt, dass eine umfassende Arbeitsproduktivität gewährleistet – unabhängig und flexibel von Arbeitsplatz und Arbeitszeit.

Dabei hat sich für viele Unternehmen die Nutzung effizienter und strukturierter Kommunikationstools bereits als ein entscheidender Erfolgsfaktor herausgestellt. Diese Einschätzung können wir von #FORTSCHRITT nur teilen, da auch wir innerhalb unseres Teams auf ein derartiges Tool zurückgreifen. Die Erfahrungen, die wir selbst in der täglichen Anwendung erleben, geben wir gerne an unsere Kunden weiter. Aus unseren bisher durchgeführten Projekten können wir von durchweg positiven Veränderungen berichten:

Erfolg = das richtige Tool + Schulung der Mitarbeiter*innen

Nachdem sich die Mitarbeiter erst einmal mit dem neuen Tool vertraut gemacht haben, eröffnen sich grundlegend neue – da auf Transparenz basierende – Möglichkeiten des gegenseitigen Austauschs und Lernens. Eine solche Arbeitsumgebung, die sich an den (kommunikativen) Bedürfnissen der Mitarbeiter orientiert, befeuert die Innovationsfähigkeit und treibt die Umsetzung digitaler Konzepte aus einer intrinsischen Motivation heraus an. Eine zentrale Herausforderung im Implementierungsprozess besteht dabei darin, die Wünsche und Anforderungen, aber auch die Sorgen und Ängste von Digital Natives und Digital Immigrants zu berücksichtigen und ein Tool bereitzustellen, das über alle Bereiche, Abteilungen und Hierarchiestufen hinweg akzeptiert wird.

Fehler bei der Implementierung hemmen intrinsische Motivation

Wir konnten feststellen, dass für eine wirkungsvolle und zielführende Kommunikation eine von den Mitarbeitern erstellte und allgemein akzeptierte Definition von (digitalen) Kommunikationsregeln von essenzieller Bedeutung ist. Ein einheitliches Verständnis von der Nutzung und von den Mehrwerten, aber auch das Wissen um potenzielle Fallstricke und (kommunikative) Sackgassen ist für den Erfolg und den Zuspruch eines neuen Tools unerlässlich.

Basierend auf diesen vorbereitenden Schritten wird als nächstes eine interne Arbeitsgruppe aus ausgewählte Mitarbeiter (es empfiehlt sich eine Mischung aus verschiedenen Bereichen und Hierarchieebenen) zusammengestellt, die entsprechend den zuvor definierten Anforderungen geschult und ausgebildet wird. Im Anschluss fungieren die Mitglieder der Arbeitsgruppe als Multiplikatoren und führen selbständig Webinare oder Präsenzworkshops in kleinen Gruppen durch. Durch die interne Leitung der Webinare für alle Mitarbeiter steigt die Akzeptanz sowie die Offenheit und Bereitschaft zu Veränderung. Durch die Sensibilisierung und Befähigung der internen Arbeitsgruppe wird außerdem eine nachhaltige Etablierung der neuen Kollaboration- und Kommunikationskultur sichergestellt.

Gerade bei Kommunkationstools gilt: „form follows function“

Neben der systematischen und koordinierten Einführung eines neuen Tools ist auch die permanente Betreuung, Pflege und Weiterentwicklung von zentraler Relevanz. Nach dem Prinzip „form follows function“ orientiert sich die Ausrichtung und Nutzung des Tools fortwährend an den Anforderungen der Mitarbeiter. In Form von Webinaren erhält die interne Arbeitsgruppe regelmäßig ergänzende Informationen, praktische Beispiele und Anregungen, wie man das Tool entsprechend dieser Anforderungen effizienter und vielfältiger nutzen kann. Dieser Wissensaustausch soll auch dazu dienen, die Arbeitsgruppe für die Durchführung eigener Q&A Webinare zu befähigen und Feedback-Formate zu entwickeln. Aus unserer Erfahrung bedarf eine nachhaltig erfolgreiche Etablierung von Kommunikations- und Kollaborationstools einer kontinuierlichen Reflexion der aufgestellten Regeln und die Betreuung durch geschulte Mitarbeiter. So sind sie für die kommunikativen Anforderungen der neuen Arbeitswelt gerüstet und können flexibel auf sich verändernde Rahmenbedingungen reagieren.

Interessiert?

Unsere eigenen Erfahrungen und Best Practice Beispiele habe wir in einem Webinar zusammengeführt. Gerne helfen wir Ihnen dabei, Ihr eigenes Tool zu etablieren und die Arbeitsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen. Rufen Sie uns an +49 69 24 24 62 22 oder schreiben Sie uns direkt für eine Terminanfrage an: kontakt@fortschritt.co!