Die Einführung der E-Akte verspricht bei konsequenten Einführung und Umsetzung endlich die Modernisierung der IT-Infrastruktur und eine Optimierung der Prozessabläufe der öffentlichen Verwaltungen in einem Schritt.

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Modernisierung der IT als Voraussetzung

Generell bietet die E-Akte viel Potential, jedoch können diese Potentiale nur voll entfalten werden, wenn Sie intelligent in bestehende Infrastrukturen integriert werden.

Die Modernisierung der IT-Infrastruktur der öffentlichen Verwaltungen wird bereits seit einigen Legislaturperioden betrieben. Dabei stehen stets folgende Zielsetzungen im Vordergrund:

  • effiziente Bearbeitung und schnellere Anpassungsfähigkeit an sich verändernde, gesetzliche Vorgaben
  • Transparenz der Verwaltungsabläufe
  • Vereinfachung für Verwaltungen und Bürger

Das folgende Video erläutert einige der Vorteile der E-Akte für Behörden und öffentliche Verwaltungen:

Für die Umsetzung müssen die Zielsetzungen der Politik koordiniert das Zusammenwirken von Bund, Ländern und Kommunen sicherstellen. Die öffentliche Verwaltung muss deutlich effizienter und kostengünstiger aufgestellt werden, damit sie den sich ständig ändernden Anforderungen anpassen kann.

Föderalismus als Effizienzbremse

Aktuell werden die Daten von Bundesbürgern und Unternehmen in Deutschland in mehr als 200 staatlichen Registern erfasst und gespeichert. Die Vorteile des Föderalismus auf allen staatlichen Ebenen mit einer eigenen Verwaltungshoheit müssen in Einklang mit den Belangen und Anforderungen der Bürger gebracht werden, nicht bereits erhobene Daten bei einer Behörde nochmals neu bei anderen Behörde zu erfassen. Eine gesicherte gemeinsame Datenbank mit definierten und kontrollierten Zugriffsrechten für alle Verwaltungen und Behörden ist ein Meilenstein für die Steigerung der Effizienz der Verwaltungen.

Zentrale Funktionalitäten der E-Akte

Die Einführung der E-Akte in Behörden und Institutionen startet selten auf einer grünen Wiese; häufig sind bereits zahlreiche Fachverfahren und -systeme im Einsatz. Moderne E-Aktensysteme haben zumeist drei zentrale Funktionalitäten:

  • Nutzerfreundliches Zugangsportal mit sicherem Login.
  • Standardisierter Workflow mit definierten Schreib- und Leserechten gemäß Kompetenzen.
  • Speicherung, Archivierung und Indexierung und Verschlagwortung.

Die bestehenden Verfahren und Schnittstellen erfüllen vorhandene spezifische Aufgabenstellungen, ob per IT oder per manuell. Die Anforderung ist daher, die E-Akte in die bestehenden Abläufe zu integrieren und gleichzeitig den ordnungsgemäßen Verwaltungsprozess zu garantieren. Hierzu bedarf es intelligenter, integrierter Lösungen oder eines modernen Schnittstellenmanagements, das als „Datendrehscheibe“ funktioniert und eine Echtzeitkommunikation zwischen den Systemen ermöglicht.

Einarbeitung von Mitarbeitern und Vertretungen

Projekte zur Umsetzung der E-Akte sind im Kern Organisationsprojekte – Software spielt zunächst eine nachgelagerte Rolle. Und daher reift die Erkenntnis, dass die E-Akte nicht alleine mit dem Kauf einer Software zu erledigen und umzusetzen ist. Vielmehr müssen im Rahmen des Projektes immer wieder richtungsweisende Entscheidungen für die zukünftige Arbeitsweise und Prozesse der jeweiligen Behörde getroffen und gleichzeitig die Mitarbeiter mitgenommen und geschult werden.

Fazit: Nicht „ob“ sondern „wie“

Aufgrund der gestiegenen Anforderungen an moderne Verwaltungen erübrigt sich die Fragestellung nach dem Ob, es stellt sich nur die Frage nach dem Wie und das auf möglichst effiziente Art- und Weise.

Es existieren diverse Möglichkeiten, die E-Akte umzusetzen. Eine integrierte Lösung in einem ERP-System oder eine intelligent integrierte Lösung lässt die größte positive Hebelwirkung erkennen. Gerade wenn bestehende Systeme vorhanden sind, sollte in einem ersten Schritt eine umfangreiche Prozessaufnahme erfolgen, damit alle Aspekte transparent werden, erst dann kann die Schnittstellenarchitektur in die bestehenden Systeme umfassend erkannt und erarbeitet werden.

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