Arbeitnehmer besitzen einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung. Arbeitgeber haben die Pflicht ihren Arbeitnehmern eine solche zu ermöglichen bzw. nicht zu verwehren. Diese Informationsverpflichtung zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV) ist von der HR-Abteilung zu organisieren und während der Arbeitszeit durchzuführen.

Das Problem: rechtskonforme, Arbeitnehmer-orientierte Beratung

Arbeitnehmer haben mit Einführung der 2. Stufe des Betriebsrentenstärkungsgesetzes zum 01.01.2019 einen Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss zu ihrer betrieblichen Altersversorgung (bAV) durch Entgeltumwandlung. Herausforderung der HR-Verantwortlichen ist es Mitarbeitern einen einheitlichen, aber doch individuellen und hoch qualifizierten Beratungsprozess anzubieten, der zudem eine standardisierte Dokumentation zwecks Enthaftung des Arbeitgebers vorsieht.

Dies kostet den Arbeitgeber Geld: einerseits in Form von Koordination, Datennachhaltung, Dokumentation und Schulungsaufwand für Personaler, andererseits als verlorene Produktivität, da die bAV-Beratungen während der Arbeitszeit erfolgen und oftmals bis zu 1,5 Stunden pro Mitarbeiter in Anspruch nehmen.

Die involvierten Berater (Versicherungsaußendienst, Makler, etc.) „sprechen“ im Namen des Arbeitgebers als „Erfüllungsgehilfen“. Deren Beratungsqualität basiert auf verschiedenen, auch subjektiven und sympathieabhängigen Faktoren. Außerdem ist das Vorwissen der zu informierenden Arbeitnehmer in der Regel so unterschiedlich, dass sich eine einheitliche Beratung mit durchgängigen Standards kaum realisieren lässt.

Die Lösung: Interaktive Online-Video-Beratung – persönlich, kostensparend und effizient

Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, entwickelte dWERK eine High Performance Advisory Engine (HPAE), welche im Gegensatz zu anderen Webkonferenz-Lösungsansätzen ohne einen persönlichen Berater auskommt. Durch das digitale Ökosystem wird die bAV in puncto Mitarbeiterberatung sowie Verwaltung ins digitale Zeitalter transformiert, wie folgende Abbildung zeigt:

Deutschlands erste digitale bAV-Beratung: online – einfach - effizient
Digitale Arbeitnehmerberatung – bAV: Zeitersparnis + Kostenersparnis + Enthaftung des AG.

Die digitale Arbeitnehmerberatung erfolgt durch orts- und zeitunabhängigen Zugriff der Mitarbeiter auf den intuitiven und interaktiven Video-Player mit Combot-Eigenschaften. Dabei ergeben sich positive Synergieeffekte für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:

  • Der Arbeitgeber spart die Arbeitszeit der Beratung seiner Mitarbeiter ein, wodurch keine Betriebsabläufe gestört und Kosten der Arbeitszeit eingespart werden.
  • Die Beratung des Arbeitnehmers findet in seinem gewohnten, heimischen Umfeld statt. Die Information wird dabei ohne jeglichen Zeit- und Verkaufsdruck, der in einer persönlichen Beratung entstehen kann, durchgeführt.
  • Die Familie kann in den Beratungsprozess einbezogen werden – wer kennt es nicht: Der Mitarbeiter wird in der Firma beraten und ist interessiert. Zu Hause will er seiner Frau erklären, was in der Beratung besprochen wurde, kann aber ad hoc nicht alle Nachfragen beantworten oder bekommt zu hören, dass das abgeschlossene Produkt nur Geld kostet. Dabei geht unter, dass eine hohe Rendite alleine durch Steuer- und Sozialversicherungsersparnisse, sowie etwaige Arbeitgeberzuschüsse sichergestellt ist. Eine zusätzliche Absicherung des Partners mit optionaler Rentengarantie ist ebenfalls vorhanden.
  • Der Arbeitgeber erhält eine automatisierte, rechtssichere Dokumentation, die es im Hinblick auf bestehende gesetzliche Vorgaben langfristig und stets durch dWERK gepflegt enthaftet. Dies wurde vom wissenschaftlichen Beirat des Bund der Versicherten (Verbraucherschutz), Prof. Dr. Schwintowski, Lehrstuhlinhaber an der Juristische Fakultät der TU Berlin, mit einer rechtswissenschaftlichen Eignungserklärung bescheinigt. Mit dem Online-Beratungstool werden alle Vorschriften der BaFin, des VVG, der Datenschutzbehörden und weiterer Instanzen in geradezu idealtypischer Weise erfüllt.
  • Unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer sich für eine bAV entscheidet, hat der Arbeitgeber stark vereinfachte Organisationsprozesse.

Online-Tool für digitale Vertragsverwaltung

Was wäre ein Online-Beratungstool, wenn die Versicherungspolice zwar per E-Mail zugestellt, aber die Verwaltung wieder in Papier und händische Personalakte münden würde? Hier erwarten die HR-Verantwortlichen zu Recht einen volldigitalen Prozess, bei dem die Policen in ein Tool zur digitalen Vertragsverwaltung eingepflegt werden können. Über dieses kann die gesamte Administration der bAV-Verträge mit dem Versicherer erfolgen (aktuelle Versorgungsstände, Unterbrechnungszeiten, Übertragungswerte nach Ausscheiden des Mitarbeiters, etc.). Bestandsverträge können darin ebenfalls nachgepflegt werden.

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Die Integration der Administration bringt nicht nur der Personalabteilung wesentliche Vorteile (Aktualität, Dokumentation, Zeit- und Fortbildungsersparnis), sondern auch den Beratern (Versicherungsagent, Makler, etc.), die üblicherweise ihrerseits alle relevanten Informationen nachhalten müssen. dWERK bietet den HR-Verantwortlichen zusätzlich eine Lösung an, über die sämtliche bestehende bAV-Verträge einheitlich digital verwaltet werden können. Diese ist unabhängig vom jeweiligen Versicherungsunternehmen oder dem gewählten Durchführungsweg.

Bisherige Erfahrungswerte der bAV Online-Video-Beratung

Herkömmliche bAV-Beratung führte zu einer geringen Teilnahmequote, weil betriebliche Belange regelmäßig Vorrang erhielten. Der hinzukommende zeitliche Druck bewirkte stets mangelnde Aufmerksamkeit für das sozialpolitisch maßgebliche und unumgehbahre Thema – auf Seiten der Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Mit der Option zur digitalen Umsetzung steht die bAV-Beratung den Mitarbeitern nun 24 Stunden, 7 Tage die Woche, zur Verfügung. Erfahrungswerte aus abgeschlossenen Projekten zeigen, dass sich die Durchdringungs- und Zufriedenheitsquoten mehr als verdoppelten. Arbeitgeber, welche mit dWERK kooperieren, führen in ihren Stellenanzeigen auf, dass sie nicht nur bAV – wozu sie gesetzlich ohnehin verpflichtet sind – anbieten, sondern eine einzigartige digitale bAV-Beratung im Programm haben. Mit dem klaren Credo: „Ich bin ein moderner Arbeitgeber, der nicht nur über Digitalisierung spricht, sondern handelt!“

Interessiert? Dann informieren Sie sich jetzt unter

https://www.dwerk-berater.de/dbav/michael-toenges

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