Ab 27.November 2018 können Rechnungen an Behörden und öffentliche Institutionen elektronisch übermittelt werden. Ab 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung verpflichtend. Dies ist nicht nur für den Rechnungssteller vorteilhaft. Bei effizienter Umsetzung ergibt sich daraus auch ein deutlicher Vorteil für eine effiziente Verwaltung!

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Das E-Rechnungsgesetz des Bundes definiert den 27.11.2018 als Stichtag für die obersten Bundesbehörden zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Den subzentralen Behörden und Einrichtungen steht ein zusätzliches Jahr für die Umsetzung zur Verfügung. Lieferanten sind ab dem 27.11.2020 verpflichtet, E-Rechnungen zu übermitteln.

Die elektronische Rechnungsstellung von Privatpersonen oder Unternehmen an Behörden und öffentliche Institutionen wird damit per Gesetz ab einem Stichtag möglich sein – einzige Ausnahme sind Direktvergaben unter 1.000 Euro. Viele Organisationen und öffentliche Verwaltungen beklagen den aktuell hohen Umsetzungsdruck, ohne den es aber letztlich nicht geht, wie die letzten Jahre gezeigt haben. Technisch ist die Umsetzung seit langem möglich. Die wesentlichen Vorteile sind deutlich sichtbar, und das auch für die Privat-Wirtschaft.

Vorteile der E-Rechnung

Die wesentlichen Vorteile der E-Rechnung sind deutlich sichtbar, und das auch für die Privat-Wirtschaft. Im Einzelnen sind dies:

  1. Kürzere Durchlaufzeiten sowie
  2. Prozessuale Qualität.

1. Kürzere Durchlaufzeiten

Moderne E-Rechnungssysteme haben zumeist drei zentrale Funktionalitäten:

  • Prozessgesteuerte und nutzerfreundliche Rechnungsverarbeitung
  • Revisionssichere Ablage aller zahlungsbegründenden Unterlagen
  • Verarbeitung der E-Rechnung von der Beschaffung bis zur Zahlung in einem System

Die ersten realisierten Projekte zeigen, dass von der Erfassung der Rechnung bis zum Start der Mitzeichnung 40 Prozent Zeit durch den Einsatz der E-Rechnung eingespart werden können. Dies liegt unter anderem am Format XRechnung, dem Standard für die öffentliche Verwaltung. Die XRechnung besteht aus einer sogenannten xml-Datei, die eine einheitliche Basis für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung schafft.

2. Prozessuale Qualität

Jedes solide Digitalisierungsprojekt startet mit einer Analyse, in welchem die Ist- und die Soll-Prozesse gegenübergestellt und die relevanten Geschäftsprozesse und Abhängigkeiten transparent gemacht werden. Dabei müssen gerade bei stetig wiederkehrenden und behördenübergreifenden Prozessen die einzelnen Schritte nicht neu erfunden werden. Hier kann auf vorhandenes Prozess-Know-how und bestehende Praxisbeispiele zurückgegriffen werden. Es gilt: besser eine intelligente Nachnutzung und Implementierung anzustreben, als eine lückenhafte Neuerfindung und ungetestete Realisierung umzusetzen.

Intelligente Integration

Die Einführung der E-Rechnung in Behörden und Institutionen startet heute selten auf einer grünen Wiese; häufig sind bereits zahlreiche Fachverfahren und -systeme im Einsatz. Die bestehenden Verfahren erfüllen vorhandene spezifische Aufgabenstellungen – IT-gestützt oder manuell. Die Anforderung ist daher, die eingehende E-Rechnung in die bestehenden Abläufe zu integrieren und gleichzeitig den ordnungsgemäßen Finanzprozess zu gewährleisten.

E-Rechnung als Chance für die Organisation

Projekte zur Umsetzung der E-Rechnung sind im Kern Organisationsprojekte – Software spielt zunächst eine nachgelagerte Rolle. Und daher reift die Erkenntnis, dass eine elektronische Rechnung nicht alleine mit dem Kauf einer Software zu erledigen und umzusetzen ist. Vielmehr müssen im Rahmen des Projektes immer wieder organisatorische Entscheidungen für die zukünftige Arbeitsweise und Prozesse der jeweiligen Behörde getroffen und gleichzeitig die Mitarbeiter/innen mitgenommen und geschult werden. Wenn neben der gesetzlichen Verpflichtung, die organisatorischen Chancen erkannt werden, wird das Projekt zu einem erfolgreichen und akzeptierten Vorhaben.

Durchgängiger Finanzprozess

Die E-Rechnung entfaltet ihr Effizienzpotenzial am besten in einem durchgängigen, integrierten und schnittstellenfreien Prozess. Da es sich um einen Finanzprozess handelt, empfiehlt es sich, die E-Rechnung in einem Verfahren abzubilden, das alle erforderlichen Daten vorhält, ohne über diverse Schnittstellen auf Fachverfahren zugreifen zu müssen. Die eingehenden Rechnungen werden in der Bundesverwaltung an die Zentrale-Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) gesendet. Nach einer ersten Vorprüfung werden diese Rechnungen für die Weiterbearbeitung der Behörden bereitgestellt. Die jeweiligen ERP-Systeme der Verwaltungen holen die Rechnungen auf dem zentralen Eingangsportal ab und verarbeiten sie weiter.

ERP-Systeme liefern die passende IT-Architektur

Ein Vorteil der Abbildung im ERP-System besteht in der prozessgestützten und transparenten Bearbeitung der E-Rechnung, inklusive Abgleich der Stammdaten und haushalterischen Mittel. Darüber hinaus bietet die E-Rechnung im ERP-System die Basis für eine automatisierte Rechnungsbearbeitung (von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung). Was wäre die Alternative zum ERP-System? Oftmals soll die Rechnungsbearbeitung in einem DMS (Dokumenten-Management-System) erfolgen, doch kann ein DMS eine elektronische Weiterverarbeitung mit Zahlbarmachung nur bedingt sicherstellen.

Fazit

Aufgrund der Gesetzeslage erübrigt sich die Fragestellung nach dem Ob für die E-Rechnung, es stellt sich lediglich die Frage nach dem Wie und das auf möglichst effiziente Art und Weise.

Es existieren mehrere Möglichkeiten, die elektronische Rechnungsbearbeitung umzusetzen. Eine Abbildung im ERP-System lässt die größte positive Hebelwirkung erkennen. Diese basiert auf einer medienbruchfreien, durchgängigen und wartungsarmen Umsetzung des Rechnungsworkflows ohne manuelle Abgleiche von Bestellung und Rechnung.

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