Digitale Arbeitszeiterfassung zur Mitarbeiterbindung

Gebäudereiniger stehen täglich vor der Herausforderung, eine Vielzahl an Reinigungskräften zur geplanten Zeit am jeweiligen Kundenobjekt einzusetzen – eine App, die sämtliche Arbeitsabläufe kompakt in einem System abbildet, bindet Mitarbeitende.

Die Software eines Gebäudereinigers sorgt für eine transparente Zeiterfassung und stärkt dadurch die Bindung der Mitarbeitenden.

Nicht korrekt erfasste Arbeitszeiten, unbezahlte Überstunden und andere Tricksereien der Arbeitgebenden schaden den Arbeitnehmenden und dem Image der gesamten Gebäudereinigungsbranche. Den seriösen Gebäudereinigern kommt die jüngste Entscheidung des Bundesarbeitsgericht (BAG) daher recht, nach der die Arbeitgebenden dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Dadurch ist unbezahlte Extraarbeit nicht mehr möglich. Der Geschäftsführer von cleancaro begrüßt das neue Gesetz; in seinem Unternehmen werden Arbeitszeiten bereits seit vielen Jahren erfasst und Überstunden durch Freizeit ausgeglichen oder ausbezahlt. Allerdings nutzte er wie viele Gebäudereiniger bis vor kurzem noch manuelle Stundenzettel, bei der die jeweiligen Arbeitszeiten mühsam und zeitaufwendig in eine Excel-Tabelle eingetragen wurden. Auch die Stammdaten der Mitarbeitenden zu pflegen und anschließend für die Lohnabrechnung umzuwandeln, war umständlich. Hinzu kommt die logistische Herausforderung, die Reinigungskräfte zum richtigen Zeitpunkt am gewünschten Markt im Einsatz zu haben, ausgestattet mit dem jeweils notwendigen Reinigungsmaterial. Der Gebäudereiniger suchte nach einer Lösung, die die Organisation und Kommunikation vereinfacht, damit Zeit und Ressourcen gespart und die Zufriedenheit sowohl der Mitarbeitenden als auch der anspruchsvollen Kund:innen im Lebensmitteleinzelhandel erhöht wird.

Zettelwirtschaft war gestern

Über Social Media wurde er auf PlanD aufmerksam; seit März ist die digitale, Datenschutz konforme Lösung, die sämtliche Prozesse von der Zeiterfassung über die Personaleinsatzplanung und Materialbestellung abbildet, bei dem 100-Mann-Unternehmen im Einsatz. Die Erfahrung des Gebäudereinigers: Die Arbeitszeit lässt sich mittels Start-und Stop-Knopf leicht erfassen. Die App ist sehr transparent, weil für den Mitarbeitenden sofort sichtbar ist, wie viel sie oder er gearbeitet hat. Und die Teamleiter:innen müssen keine Zeit mehr aufwenden, um manuell Arbeitszeiten auf Richtigkeit zu überprüfen.

Neu gewonnene Mobilität durch digitalen Stundenzettel: Mitarbeitender mit App in der Hand, Fotonachweis: PlanD

Zeitstempel fließen automatisiert in die Lohnabrechnung

Erst durch eine Reklamation über eine nicht erfolgte Gebäudereinigung zu erfahren, sorgt zu Recht für Unmut unter den Kunden. Heute sehen die Teamleiter:innen in Echtzeit, ob eine Reinigungskraft aktuell am Objekt ist. Hat eine Reinigungskraft vergessen, sich ein-oder auszuloggen, kann sie proaktiv Rückmeldung geben und die Zeiten digital nachtragen. Auch für die Lohnabrechnung bringt die Lösung einen Zeitvorteil, da die Zeitstempel nach erfolgter Prüfung durch den Algorithmus automatisiert in den Lohn übernommen werden. Die für die Branche üblichen Schichtzuschläge, zum Beispiel vor und nach der Öffnung eines Marktes, werden automatisch vom System berechnet. Im Krankheitsfall kann die Lohnfortzahlung durch das System automatisch ausgewiesen werden.

Sofortanmeldung der gewerblichen Mitarbeitenden via App

In der Gebäudereiniger-Branche ist die Fluktuation, insbesondere von nicht gelernten Kräften, zum Beispiel Studierenden im Nebenjob, hoch. Gleichzeitig ist mit der Neuanstellung und der erforderlichen Anmeldung bei der Sozialversicherung ein großer bürokratischer Aufwand verbunden. Die App erleichtert die vom Zoll geforderte Sofortanmeldung; auch können neue Arbeitsverträge schnell generiert werden. Eine weitere tägliche logistische Herausforderung für die Teamleiter:innen ist die Dienstplanung der Reinigungskräfte, die zu unterschiedlichen Zeiten an verschiedenen Märkten im Einsatz sind. Hinzu kommen Sonderaufträge der Kund:innen im zyklischen Rhythmus, zum Beispiel die monatliche Glasreinigung von Spiegelflächen. Diese können die Teamleiter:innen heute in einer digitalen Objektmappe im System hinterlegen. Das verschafft ihnen einen guten Überblick, welche Reinigungskräfte für die individuellen Tätigkeiten eingesetzt werde können. Im digitalen Dienstplan kann hinterlegt werden, welche speziellen Reinigungsmittel die Reinigungskräfte benötigen. Auch für die Kunden ist die digitale Lösung transparent, denn Sonderaufträge können individuell per Knopfdruck exportiert und fakturiert werden.

Benutzerfreundlichkeit und verbesserte Kommunikation zahlen auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ein

Dem Fachkräftemangel und der Fluktuation proaktiv gegensteuern: Mit der Implementierung eines vorausschauenden und offenen Schichtplans, der auch die Wünsche der Mitarbeitenden berücksichtigt, will cleancaro die Mitarbeiterbindung stärken. Die leichte Bedienbarkeit der digitalen Lösung, unterstützt durch Icons und Piktogramme statt viel Text, sowie die Lohntransparenz und die verbesserte Kommunikation zahlen auf die Mitarbeiterzufriedenheit ein. Sprachbarrieren werden minimiert, da die App in vielen Sprachen verfügbar ist. Die Reinigungskräfte fühlen sich zugehöriger zum Unternehmen, weil sie mehr Rückkoppelung erhalten. Haben sie zum Beispiel Fragen zu einem Kundenobjekt, können die Teamleiter:innen per Chat-Funktion schnell reagieren; auch erfahren sie Lob – persönlich und durch digitale Emojis – und das ist eine wichtige Form der Wertschätzung!

Weitere Informationen und Kontaktmöglichkeiten auf der Website von PlanD.

Fabio Calandra ist als Geschäftsführer für cleancaro Gebäudewerterhaltung tätig. Das Unternehmen ist aktuell mit 120 Mitarbeitenden auf die Gebäudereinigung des Lebensmitteleinzelhandels spezialisiert. Zuvor übte er elf Jahre lang eine Beschäftigung bei der Daimler AG im Bereich der Produktionsdigitalisierung aus. Im Jahr 2020 verließ er den Großkonzern, um das 2003 von seiner Mutter gegründete Familienunternehmen weiterzuführen.