Bei der Implementierung von ERP-Systemen kristallisieren sich immer wieder drei Erfolgsfaktoren heraus: Strategische Verantwortlichkeit, Der Implementierungsprozess und ein professionelles Projekt- und Changemanagement.

Welche Assoziationen hat man mit einem ERP-System (Enterprise-Ressource-Planning-System), bevor man sich das erste Mal genauer damit beschäftigt? Zahlen, Daten, Fakten? Aufwand? Mitarbeiter müssen sich in das nächste aufwendige System einarbeiten? Die Bedienoberfläche erinnert einen mehr an Windows XP als an ein modernes, hippes Tool aus dem Jahr 2019? Szenarien von gescheiterten Implementierungen wie z. B. bei einem großen deutschen LEH?

Und trotz dieser Assoziationen wird sich der Umsatz von ERP-Systemen in Deutschland lt. Statista 2019 auf ca. 1,83 Mrd. € belaufen erwartet eine Umsatzsteigung von ca. 5% in den nächsten 3 Jahren. Daher die Frage: wie und warum ist ein ERP-System sexy für Unternehmen?

Der Weg zur Skalierbarkeit

Wenn man heute Unternehmer, Gründer aber auch Investoren fragt was ein erfolgreiches Geschäftsmodell ausmacht, fällt in den meisten Fällen das Wort Skalierung. Wie schafft es ein Unternehmen seinen Umsatz zu steigern, ohne kontinuierlich in Produkte, Ressourcen oder Infrastruktur investieren zu müssen. Skalierbare Geschäftsmodelle weißen Eigenschaften wie ein relativ geringes Anlagevermögen (Asset Light) und einen hohen Automatisierungsgrad auf. Hinzu kommen ein niedriger Anteil an Fixkosten und ein proportional hoher Anteil an variablen Kosten, einen starken Fokus auf Vertrieb und Marketing sowie die Fähigkeit der Expansion in weitere Märkte.

Generell wird ein ERP-System als eine „integrierte Software verstanden, die auf Basis standardisierter Module alle oder wesentliche Teile der Geschäftsprozesse eines Unternehmens aus betriebswirtschaftlicher Sicht informationstechnisch unterstützt.“[1] Es werden (komplexe) Prozesse des Unternehmens abteilungsübergreifend aufeinander abgestimmt und die Verfügbarkeit von benötigten (Real-Time)-Daten in allen Unternehmensbereichen sichergestellt.

Allein diese Fähigkeit zahlt in die stetige Erhöhung des Automatisierungsgrades eines Unternehmens ein. Vor allem in der Vergangenheit bedeutete die Anschaffung eines ERP-Systems einmalige Kosten für die Implementierung und eine starke Erhöhung der Fixkosten durch die benötigte IT-Infrastruktur, Software-Lizenzen, Wartung, Pflege und zusätzliches IT-Personal.

Dies hat sich in den letzten Jahren jedoch erheblich verändert. Mit der Akzeptanz von Cloud Computing und deren Ausprägungen von Infrastructure as a Service (IaaS) sowie Software as a Service (SaaS) und veränderte sich auch der ERP-System-Markt. Flexibler Zugang zu benötigten Infrastruktur-Ressourcen, die Möglichkeit einzelne Module bei nahtlos hinzufügen und Anwender bedarfsorientiert zu bestellen aber auch zu entfernen, schafft vor allem für wachstumsorientierte Unternehmen optimale Voraussetzungen für eine Skalierbarkeit. Diese Skalierung kann über cloudbasierte Systeme dementsprechend risikoarm gewährleistet werden.

Hinzu kommen weitere Vorteile eines ERP-Systems. Durch die Vereinheitlichung der Systeme können sich Benutzer auf die Bedienung einer Anwendung konzentrieren. Systemadministratoren verwalten nur noch eine Software was eine erhebliche Erleichterung in der Wartung, Pflege und Fehlerbehebung mit sich bringt und die Durchführung von Releaseveränderungen und Softwareupdates erleichtert.

Stellt sich also die Frage, warum diese Angst vor der Einführung eines ERPS-Systems. Unter Beachtung weniger, aber wesentlicher Grundparameter wird die Einführung kein Höllentrip sondern eine sexy Roadtrip.

Drei Erfolgsfaktoren bei der Einführung von ERP-Systemen

Durch die Implementierung des eigenen ERP-Systems und durch die Begleitung der Implementierung bei Kunden kristallisieren sich immer wieder 3 Erfolgsfaktoren heraus.

  1. Strategische Verantwortlichkeit,
  2. Der Implementierer und
  3. Professionelles Projekt- und Changemanagement.

1. Strategische Verantwortlichkeit

In den meisten ERP-Implementierungsprojekten wird die Projektleitung und Verantwortung aus Seitens der Unternehmung in der IT-Abteilung verankert. Dies macht auf den ersten Blick vielleicht auch Sinn. Sie ist verantwortlich für die Verfügbarkeit und Konfiguration der Hardware und das ERP-System in die bestehende Softwarelandschaft zu überführen. Mit dem Projektende übernimmt die IT-Abteilung den Betrieb und übernimmt im Normalfall die Weiterentwicklung des Systems. Und doch kristallisierte sich heraus, dass ein ERP-Projekt dort angesiedelt und betrieben werden sollte, wo das System auch eingesetzt wird. Der Fokus eines ERP-Systems liegt immer auf den Geschäftsprozessen. Je nach Unternehmen ist somit die Ansiedlung des Implemtierungsprojektes im Bereich Operations oder in einer Querschnittsabteilung/Funktion wie das Business Development oder Prozessmanagement nötig. Die Überführung der Verantwortlichkeit in die IT-Abteilung erfolgt mit dem Betrieb des ERP-Sytems.

2. Der Implementierer

Augen auf bei der Implementiererwahl. Der Implementierer selbst ist einer der Erfolgs- aber auch Risikofaktoren einer ERP-System-Einführung. Aus unserer Erfahrung heraus werden Projekte immer dann zum Erfolg, wenn nicht nur die monetären Faktoren im Vordergrund stehen. Kann durch das Projekt eine Win-Win-Situation für beide Seite herbeigeführt werden, erfolgt eine höhere Identifikation und mit dem Projekt und ein daraus resultierender Goodwill bei Herausforderungen. Dies geschieht zum Beispiel dann, wenn ein Reputationsgewinn in der Region oder neue Branchenkenntnisse zur Weiterentwicklung und zu einem strategischen Nutzen des Implementierers führt.

3. Professionelles Projekt- und Changemanagement

Die Komplexität und die vielseitigen Herausforderungen einer ERP-System-Einführung werden in Unternehmen sehr oft unterschätzt. Internen Projektleitern fehlt oft die Erfahrung. Immer wieder beobachten wir, dass vor allem im Mittelstand (potentiellen) Nachwuchsführungskräfte effizientes Projekt- und Changemanagement, die Steuerung sowie Involvierung aller Beteiligten ist jedoch der Erfolgsfaktor einer ERP-System-Implementierung.

Darüber hinaus ist diese ein sehr anstrengender und nicht immer einfacher Prozess. Was bedeutet, dass man als Projektleiter einer ERP-System-Einführung nicht als „Everybody’s Darling“ gesehen wird. Eine starke Persönlichkeit ist als Projektleiter gefragt. Hin und wieder ist die Besetzung dieses Postens mit einem interner Projektleiter, Karrierestufe unabhängig, nicht die idealste Lösung.

Veranstaltungshinweis:

Verschaffen Sie sich einen ersten objektiven Überblick über die ERP-Systemlandschaft und lernen Sie uns kennen. Im Rahmen unsere Reihe „ERP Systeme – aber bitte sexy“ findet sich auch ausreichend Zeit zum individuellen Dialog.

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